TrainerPlan - Die Trainerverwaltungssoftware

Von der Seminar-Terminerfassung und Trainer-Einsatzplanung bis hin zur Rechnungsstellung und Umsatzauswertung:

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Mit TrainerPlan steht Ihnen als selbstständigem Trainer oder Trainingsunternehmen eine einfach zu handhabende, branchenspezifische Software zur Seite, die zentral wesentliche Verwaltungsaspekte übernimmt; Ihnen steht so erheblich mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft zur Verfügung.

Verschaffen Sie sich mit wenigen Mausklicks einen stets aktuellen Überblick über Ihre Aufträge, Ihre Kunden sowie Ihre Einnahmen und Ausgaben. TrainerPlan bietet Ihnen die folgenden wesentlichen Leistungen:

Seminar-Terminerfassung

  • Mit TrainerPlan erfassen Sie Ihre Veranstaltungstermine zu offenen und Inhouse-Seminaren in einer übersichtlichen Tabelle.
  • Sie haben damit jederzeit einen Überblick, welche Seminare sie bei welchem Kunden durchführen und in welchem Status sich diese Leistungen befinden.
  • Mit speicherbaren individuellen Ansichten erstelllen Sie sich Ihre ganz persönliche Sicht auf die Daten.

Ihr Nutzen:

  • Das Verwalten aller Daten in einem Tool spart Zeit und vermeidet Übertragsfehler.
  • Alle Daten auf einen Blick zu haben ermöglicht schnelle und fundierte Entscheidungen.
  • Durch Ihre individualisierten Ansichtsfilter sind Sie maximal flexibel in der Zusammenstellung der für Sie relevanten Daten. Das spart Zeit, Nerven und vermeidet Fehler.

Trainer-Einsatzplanung

  • Anhand unterschiedlicher Kalender sehen Sie Ihre Planung visuell aufbereitet auf einen Blick: Alle Seminare eines Jahres inklusive den durchführenden Trainern werden auf einer Seite dargestellt.
  • Sie sehen unmittelbar, ob es zu Terminüberschneidungen bei den Trainern oder den Seminaren kommt.
  • Mit einer Kollisionsprüfung können Sie jederzeit zusätzlich feststellen, ob Trainer mehrfach für einen Zeitraum eingeplant sind. Dabei werden auch Abwesenheitstage wie z. B. Urlaub berücksichtigt.
  • Über eine „Trainer-Verfügbarkeitsprüfung“ haben Sie die Möglichkeit, sich für eine konkrete Leistung eine Liste der zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Trainer anzeigen zu lassen, welche über das erforderliche Kompetenzprofil verfügen.

Ihr Nutzen:

  • Anhand der schnell zu erfassenden Übersicht können Sie z. B. neue Kundenanfragen in sekundenschnelle beantworten.
  • Mit wenigen Blicken erfassen Sie, wie Sie die Zuordnung der Trainer zu den jeweiligen Veranstaltungsterminen verändern können, um eine neue Anfrage zu bedienen. Das spart Zeit und Nerven.
  • Alle Daten auf einen Blick zu haben ermöglicht schnelle und fundierte Entscheidungen.
  • Eine strukturierte Übersicht macht Spaß und bringt Klarheit in die Planung.

Rechnungsstellung

  • Ihre Rechnungen erzeugen Sie automatisiert mit wenigen Mausklicks direkt aus der Liste der Seminartermine mit Ihrem individuellen Rechnungs-Layout.
  • Sie erkennen auf einen Blick, für welche der schon erbrachten Leistungen noch keine Rechnung erstellt wurde und welche Ihrer Rechnungen von Ihren Kunden noch nicht beglichen wurden.
  • Sofern Sie ein Online-Banking System einsetzen, unterstützt TrainerPlan Sie auf Wunsch bei dem Abgleich Ihrer Zahlungseingänge mit den noch offenen Forderungen.

Ihr Nutzen:

  • Die schnelle Rechnungserstellung spart Zeit und Nerven.
  • Ihnen geht keine Rechnung verloren, das spart Geld und Nerven.
  • Das Einbeziehen eines Online-Banking Systems vermeidet Übertragungsfehler und spart Zeit.

Übersichten und Auswertungen als Entscheidungshilfe

Mit TrainerPlan haben Sie Ihre Daten im Blick:

Einnahmen, Ausgaben und Wirtschaftlichkeit

Ihre Einnahmen und Ausgaben werden für jeden Monat gesondert dargestellt. In einer „Jahresübersicht“ werden diese Informationen zusammengeführt, so dass Sie jederzeit erkennen können, wo Sie wirtschaftlich stehen. Neben einer Aussage zu den aktuellen Zahlen anhand der erfolgten Zahlungseingänge erhalten Sie auch eine Prognose auf Basis der noch zu erbringenden Leistungen.

Welcher Kunde, welches Thema ist am lukrativsten?: Effizienzauswertungen als Entscheidungsgrundlage

In speziellen Ansichten werden die Leistungen eines Jahres z. B. nach den Kategorien Umsatz, Gewinn und durchschnittlich erzieltem Tagessatz ausgewert. So erhalten Sie sofort Antworten auf die folgenden beispielhaften Fragen:

      • Wer ist mein umsatzstärkster Kunde?
      • Bei welchem Kunden erziele ich den meisten Gewinn?
      • Welcher Umsatz ist von den Leistungen zu erwarten, die sich im Status „Angebot“ befinden?
      • Mit welchem Thema erziele ich den meisten Gewinn?
      • Mit welchem Thema erziele ich den höchsten Tagessatz?
      • Wie hoch ist mein durchschnittlicher Tagessatz?
      • In einer Zusammenfassung werden Ihre Ausgaben nach Kategorien aufgeführt, so dass Sie erkennen, wo Ihre Ausgabenschwerpunkte liegen.

Ihr Nutzen:

    • Visualisierte Vergleiche dienen Ihnen als aussagekräftige Entscheidungsvorlage.
    • Sie treffen Entscheidungen, auf grund derer Sie Ihre Wirtschaftlichkeit erhöhen.
    • Sie erkennen frühzeitig, wie sich das jeweilige Jahr wirtschaftlich entwickelt und können Ihre Maßnahmen darauf abstimmen.

Kommunikation der Seminartermine

Mit TrainerPlan kommunizieren Sie die Seminartermine leicht und zweifelsfrei an Ihre Trainer per automatisierter E-Mail:

Haben Sie einen Trainer einem Seminartermin zugeordet, werden Sie von TrainerPlan gefragt, ob Sie eine entsprechende TerminInfo-Mail an diesen Trainer senden wollen. Eine solche E-Mail mit den relevanten Informationen wird vollautomatisch erstellt und kann von dem Trainer per Knopfdruck in dessen Microsoft® Outlook®-Kalender importiert werden.

Ebenso können Sie einem Trainer auf diesem Wege mitteilen, dass dieser nicht mehr für den Seminartermin eingeplant ist, etwa weil das Seminar ausgefallen ist oder ein anderer Trainer das Seminar übernehmen wird.

Sie können entscheiden, ob Sie einem Trainer eine Information zu einem einzelnen Termin, einer Liste von mehreren ausgewählten Terminen oder einer Liste senden, die alle Termine eines Jahres umfasst, für die der Trainer eingeplant ist. Die Importfunktion von TrainerPlan auf dem Rechner des Trainers sorgt jeweils dafür, dass die Termin-Informationen in dem Outlook® des Trainers entsprechend Ihrer Planung aktualisiert werden.

Auch für die Kommunikation mit einem Kunden kann die Export-Funktion von TrainerPlan genutzt werden: Wenn Sie beispielsweise ein größeres Trainingskontingent von Ihrem Kunden erhalten haben und der Kunde von Ihnen wissen möchte, welchen Trainer Sie für welches der Seminare vorgesehen haben, können Sie Ihre geplante Trainerzuordnung mit wenigen Mausklicks exportieren und dem Kunden auf Wunsch per E-Mail senden.

Ihr Nutzen:

  • Die digitalisierte Kommunikation der Seminartermine im Team vermeidet Fehler und spart erhebliche Zeit.
  • Ihre Trainer wissen jederzeit, für welche Seminare diese wann und wo eingeplant sind und werden über Änderungen frühzeitig, verlässlich und schnell informiert.
  • Der Export von Seminarterminen per Mausklick auch für den Kunden und externe Trainer spart Zeit und vermeidet Übertragungsfehler.